Jak zadbać o bazę danych tak, aby przynosiła korzyści i nie stwarzała problemów? Nowe regulacje nie są tu wrogiem, trzeba działać z głową.
Wyciągaj korzyści z posiadanych danych
Adresy fizyczne mogą posłużyć do geotargetowania. Adres email może podpowiedzieć, w jakiej firmie pracuje twój klient. Chcesz dowiedzieć się jeszcze o swoim kliencie, o jego rodzinie, pracy lub sposobach spędzania czasu? Korzystanie z takich danych jest możliwe bez ich posiadania. Facebook umożliwia targetowanie reklam według bardzo rozwiniętych kategorii.
Automatyzacja działań
Im większą bazę tworzysz, tym bardziej istotna będzie automatyzacja tego procesu. Formularze w serwisach internetowych są łatwe do kontrolowania, a baza danych uzupełniana jest na bieżąco. Szukaj rozwiązań pozwalających „wystawić” w serwisie formularz online do zbierania danych osobowych.
Dane zbierane podczas rozmowy telefonicznej
Jeśli dane otrzymujesz podczas rozmów telefonicznych wybierz aplikację dla contact center pozwalającą zapisywać dane przez twojego przedstawiciela i nagrywać wyrażane zgody.
Zbieranie danych w systemie
Być może korzystasz z systemu zarządzania relacjami z klientami CRM. Będzie łatwiej jeśli rozwiązanie umożliwi import rekordów z innych systemów. Można też zbierać dane osobowe w systemie do komunikacji SMS, email, głos. Wówczas system udostępnia predefiniowane formularze, które można umieścić na dowolnej ilości stron www.
Zobacz też: Baza danych a RODO
Podnoszenie jakości danych
Informacje zawarte w wartościowej bazie powinny być kompletne, poprawne i przygotowane do użycia zgodnie z potrzebami jej administratora. Warto skorzystać z gotowych rozwiązań oferowanych w ramach zintegrowanych systemów komunikacji. Dzięki nim można poprawić szereg elementów wpływających na jakość danych.
Słowniki pomocne w komunikacji
Wbudowane słowniki imion pozwolą na sprawdzenie ich poprawności, umożliwią określenie płci, a nawet podpowiedzą zdrobnienie imienia do wykorzystania w komunikacji. Słowniki miejscowości i nazw ulic pozwolą poprawić błędy w ich zapisie oraz je ujednolicić.
Maski formularzy
Przydatna może być funkcja narzucająca określony format wpisywania danych (maski, np. kod pocztowy __-___). Jest ona szczególnie przydatna przy wpisywaniu numerów telefonów i adresów.
Double opt-in, czyli czy to twój email i numer?
Funkcja weryfikacji autentyczności email lub numeru telefonicznego także znacznie podniesie jakość danych. Warto korzystając z możliwości, jakie daje system do masowej wysyłki email czy SMS, poprosić nowego subskrybenta o udowodnienie posiadania poprzez kliknięcie w wysłany link lub przepisanie otrzymanego kodu.
Prawdziwe adresy pocztowe
W przypadku adresów pocztowych nieoceniona jest funkcjonalność systemów informatycznych automatycznie dopisująca kod pocztowy do podanego adresu fizycznego. Istotna jest także możliwość poprawiania literówek w poszczególnych rekordach bazy. Automatyczne wskazywanie danych uznanych przez system za nieautentyczne pomaga w usuwaniu bezwartościowych zapisów w bazie.
Lepsza baza to oszczędności
Dbając o jakość bazy danych zapewniasz sobie zgodność z RODO i optymalizujesz koszty komunikacji z klientem. Kompletne i prawdziwe dane są również poważnym atutem, gdy zachodzi konieczność odzyskania należności.
